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Não há sistemas iguais, apesar de informatizarem
quase que as mesmas coisas. Diferem entre si, principalmente,
pelos seguintes motivos:
| 1º. |
São construídos
visando um tipo de atividade empresarial. |
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Um sistema construído
para uma indústria de tintas certamente não
vai servir para uma construtora. Um, destinado à
atacadista de cereais, não deve atender bem, ou
quase nada, um atacadista de parafusos ou de vestuário.
A escolha de um sistema que não foi desenvolvido
especificamente para a atividade vai exigir, para seu
adequado funcionamento, de muitas customizações.
Vai custar mais e demorar a ser efetivamente implantado.
Mesmo depois de todas as customizações,
será sempre uma adaptação. Não
vai atender às necessidades futuras da empresa,
pois o sistema estará acompanhando a evolução
de uma outra atividade econômica. Será sempre
algo paralelo que vai exigir adaptações
e custos constantes.
A opção por um sistema especializado na
atividade econômica da empresa tem a vantagem de
ser mais rápido na implantação e,
provavelmente, com preço mais justo. Além
disso, seus recursos e melhorias vão estar sempre
acompanhando as necessidades de seus usuários.
Muitas empresas de software liberam novos recursos para
seus clientes sem custo adicional. Outra questão
relevante é que, ao ser desenvolvido para um tipo
de atividade econômica, muitos detalhes do banco
de dados, das telas e os aspectos fiscais, são
focados para as rotinas dessa atividade.
Existem sistemas no mercado que se propõem a atender
diversos tipos de atividades, valendo-se, para isso, de
diversos parâmetros que devem ser ajustados no momento
da implantação. É um expediente válido
que pode ser adotado, mas com algum cuidado. Não
se deve distanciar da especialização, pois,
a evolução futura do sistema pode não
acompanhar as necessidades da empresa que o utiliza, e
vai exigir adaptações futuras. |
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| 2º. |
São construídos
para um determinado porte de empresa. |
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Um sistema construído
para uma empresa de porte, embora possa oferecer todos
os recursos que uma pequena precisa, pode atrapalhar a
sua operacionalidade que é simples e exigir uma
qualificação extra dos usuários,
que a empresa não consegue oferecer. Ao contrário,
um sistema desenvolvido para uma pequena empresa não
vai servir para uma empresa maior, pois, não terá
uma série de recursos e a capacidade de administrar
grande volume de informações e acessos.
Em relação a essas diferenças, há
dois aspectos a considerar:
| a) |
Sistema
desenvolvido para empresa de maior porte tem as
rotinas e atividades departamentalizadas e exige
mais informações na operação
das atividades. |
| b) |
Sistema
para empresa pequena raramente possue um nível
de integração muito grande e, poucas,
tratam as questões fiscais e contábeis
simultaneamente. |
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É importante compatibilizar o porte da empresa
com o público a quem se destina o sistema, pois,
o descompasso interfere na forma como se relacionam
as atividades, os usuários e os departamentos,
além de influir no preço e no prazo de
instalação.
É importante lembrar que se deve, também,
compatibilizar as necessidades futuras da empresa com
a capacidade do sistema escolhido acompanhar.
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| 3º. |
São
construídos com formas diferentes de operação.
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Os sistemas são
projetados para serem eficientes organizando os serviços
e as pessoas de uma determinada maneira, inclusive definindo
sequências e critérios rígidos que
devem ser observados.
Este é um aspecto pouco observado na aquisição
dos sistemas, mas, a adoção de um sistema
tem forte implicação no jeito como as pessoas
e os setores internos da empresa se relacionam. Inclusive,
o mais importante, na forma de como pode atender seus
clientes. |
Bem, agora, quando for procurar um sistema, já sabe
que precisa analisar estes três aspectos, além
das suas necessidades específicas.
Sobre o autor:
J. R. Cesário
Consultor com mais de 35 anos de experiência em implantação
de ERP
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