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Quando devo implantar um sistema integrado de gestão?

Mesmo sem conhecer as necessidades do negócio, a resposta é já. Se seu negócio ainda não opera com sistemas integrados, certamente pode estar deixando escapar muitas oportunidades.

Para entender o que está perdendo, é necessário saber porque é importante ter um Sistema Integrado de Gestão Empresarial (ERP).

Existem vários fundamentos que justificam a necessidade, mas 4 são os mais importantes:

1º.	Ter ferramentas para operacionalizar as atividades da empresa.
	Este é o fundamento básico e mais facilmente percebido. Todos precisam controlar os estoques, emitir nota ou cupom fiscal, registrar vendas, efetuar compras, planejar a produção, acompanhar o fluxo de caixa, etc. Este princípio é a porta de entrada para a informatização. Por ser o mais óbvio, faz com que a maioria das empresas o elejam como sendo o único quando buscam alternativas no mercado.

2º.	Guardar as informações para serem consultadas.
	A operação de qualquer software se caracteriza, basicamente, pelo registro contínuo de informações em seus arquivos. Isto quer dizer que a informatização tem como objetivo guardar tudo o que aconteceu em todas as atividades da empresa. Ficam guardadas todas as necessidades, atendidas ou não, dos clientes; as ofertas conseguidas com os fornecedores; os produtos que foram mais, ou menos, comercializados, os que renderam mais ou menos, os que deram lucro, prejuízos, etc. É a própria história de como a empresa chegou onde está. Embora muitas pessoas tenham sido envolvidas na criação dessas informações, ela é um patrimônio da empresa e, por isso, deve ser armazenada, garantindo que a história, o know-how e as operações passadas estejam sempre acessíveis, mesmo que os colaboradores tenha sido trocados.

3º.	Utilizar as informações para analisar os resultados, avaliar tendências e tomar decisões.
	Um sistema bem construído permite ao gestor receber ou ter acesso a informações relevantes sobre as operações, resultados obtidos, pendências, comportamento dos clientes, tendências do mercado; enfim, sobre tudo o que é manipulado e armazenado no software. Essas informações relevantes podem ser usadas dinamicamente para a tomada contínua das decisões, permitindo corrigir desvios e aproveitar as oportunidades mais rapidamente.

4º.	Gerar novas oportunidades.
	Este talvez seja o fundamento menos percebido e utilizado. Requer que a empresa usuária tenha um elevado grau de maturidade de gestão e, o fornecedor do sofware, capacidade tecnológica para atender esse quesito. Imagine não precisar esperar o cliente vir comprar, já saber o que ele precisa e quando deseja, saber a tempo que não poderá atendê-lo e ter condições de corrigir isso. A informatização tem ferramentas para estudar inúmeras variáveis comportamentais dos clientes, simular melhorias nos processos e projetar novos cenários. Com elas, a empresa pode ampliar o leque de serviços e produtos que oferta para os clientes, trocar processos para aumentar a produtividade ou reduzir custos e, até mesmo, identificar novos mercados.

Além desses fundamentos, que já justificam a necessidade, um sistema integrado ainda é responsável por dois importantes instrumentos no gerenciamento da empresa:

1º.	Estabelece um modelo de organização e relacionamento entre as áreas, as atividades e os colaboradores da empresa.
	Ao implantar um sistema integrado de gestão, a empresa vai adotar um padrão para seus processos operacionais, gerenciais, para a maneira como atende os clientes, como efetua as compras, faz os pagamentos e, ainda, como será o relacionamento entre as pessoas e as diversas áreas.

2º.	Estabelece um sistema de segurança e rastreabilidade das informações.
	A informatização permite, também, definir e limitar as permissões de cada usuário, garatindo acesso apenas a recursos e atividades que ele esteja treinado e apto a exercer. Também serve para preservar informações, manter sigilo e rastrear a ação de cada usuário, detectando falhas e prevenindo ações inadequadas por parte do colaborador.

Dessa forma, pensar em integrar as atividades através de um sistema de gestão é, praticamente, pensar como a empresa vai se organizar para atender seus clientes, fornecedores, funcionários e gestores. Todos eles precisam ter suas necessidades atendidas para que a empresa se torne eficiente e, principalmente, ágil.

Um software de gestão deve dar à empresa agilidade e consistência entre seus diversos processos. Com isso, se tornará eficiente, lucrativa e atenderá bem seus clientes. O crescimento depende basicamente disso.

Informatizar é pensar no negócio como um todo e não somente no software em questão.

Sobre o autor:

J. R. Cesário
Consultor com mais de 35 anos de experiência em implantação de ERP