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SEFAZ - EMISSOR GRATUITO DE NOTA FISCAL ELETRÔNICA

A SEFAZ anuncia o fim do emissor gratuito da nota fiscal eletrônica a partir de 1º de janeiro de 2017, além de informar que desde abril que faz e não fará alterações ou manutenções nesse sistema, o que poderá acarretar divergência entre a geração da nota fiscal e as eventuais novas orientações fiscais.

As empresas que ainda dependem desse sistema, podem aproveitar a oportunidade para rever como esse trabalho vem sendo realizado e encontrar uma solução mais prática, rápida e segura, pois nestas questões, aquele software era muito precário e até ruim.

O QUE É PRECISO PARA MELHORAR A EMISSÃO DA NOTA FISCAL ELETRÔNICA
Para tornar essa tarefa mais produtiva, rápida e segura, é necessário abordar alguns tópicos:
SOBRE A REPETIÇÃO DOS DADOS
Na emissão de notas fiscais, excetuando-se as quantidades e o preço dos itens, há um conjunto de informação que são os mesmos em todas as notas fiscais. Retirando essa repetição, a emissão de uma nota fiscal pode ser reduzida para alguns segundos.
a) Os dados do cliente.
b) Os dados dos produtos.
c) As definições fiscais e critérios de cálculos da operação.
d) Portarias ou observações legais ou fiscais.
e) Se houver, os dados da transportadora.
f) As quantidades e preços dos itens digitados ou coletados em um pedido.

Se o conjunto destas informações for cadastrado uma única vez, a emissão das notas fiscais ficará restrita à digitação dos itens do pedido do cliente, às quantidades, os preços e condição de pagamento.

Se os preços e as condições de pagamentos, que também podem ser repetidos forem registrados em uma tabela de preços, a digitação de uma nota fiscal e o tempo de sua emissão ficará reduzida a poucos segundos e dependendo apenas das quantidades desejada pelo cliente.

SOBRE A SEGURANÇA OPERACIONAL
Outra questão abordada e muito relevante é a quantidade de erros que eram observados na operação do software da SEFAZ, principalmente em razão dos seguintes motivos:
a) Digitação sem confrontação das quantidades e dos preços.
b) Digitação sem confrontação dos produtos.
c) Preenchimento dos campos sem confrontação com as peculiaridades fiscais da operação.
d) Preenchimento dos campos sem confrontação com a opção tributária da empresa.
e) Preenchimento dos campos sem confrontação com as normas fiscais.

Como do sistema da SEFAZ é usado para todo o tipo de situação, não consegue fazer muitas conferências. Basicamente se comporta como uma "máquina de escrever", aceitando tudo que é digitado.

Porém, num ambiente controlado, a eliminação de todos os erros é possível com o uso da informatização. Inclusive é a única maneira de evitá-los.

Isso é conseguido facilmente mudando a metodologia do trabalho, fazendo a digitação dos dados do pedido do cliente, com base em informações previamente configuradas:

a) Definição da estrutura de cálculo das operações, possibilitando que sejam padronizados os critérios dos cálculos de acordo com a tributação específica da empresa e das operações.
b) Estabelecimento de critérios para a realização de cálculos especiais em operações para fora do estado ou utilização de substituição tributária, etc., evitando que essas informações fiquem na dependência de colaboradores operacionais que não são especialistas.
c) Estabelecimento de critérios para a inclusão automática de informações complementares, necessárias para o tipo de operação ou para certos produtos.
d) Confronto da digitação do pedido do cliente com as normas da empresa, com as tabelas de preços e condições comerciais aplicáveis, evitando que simples erros de digitação afete a rentabilidade do negócio.
SOBRE A AGILIZAÇÃO DOS PROCESSOS
Outra questão muito abordada é sobre a melhoria dos tempos na execução dos processos.
Esta é uma das principais razões para o uso da informatização. Com ela é possível conjugar várias ações simultâneas, eliminando várias tarefas que exigem tempo e participação de funcionários.
Apenas para exemplificar, com base num pedido de um cliente, digitado ou importado, é possível realizar, na mesma fração de segundo, várias tarefas sem requerer a participação de pessoas:
a) Comunicação automática com o sistema da SEFAZ, para obter o XML da operação.
b) Geração do PDF da DANFE.
c) Geração dos boletos bancários.
d) Envio por e-mail do XML, DANFE e boletos para o cliente, inclusive para destinatários diversos.
e) Envio de informações para a transportadora.
f) Baixa dos estoques.
g) Aviso de retirada dos produtos dos estoques para entrega.
h) Inclusão das duplicatas no contas a receber ou a pagar.
i) Atualização da ficha financeira e crédito do cliente.
j) Guarda segura do XML para fiscalização.

Além do processo inicial, é possível que possam ser refeitos de forma prática e automática. Eventos como o reenvio de XML, DANFE, Boletos, para o cliente, a transportadora e o contador podem ser feitos sem qualquer trabalho e em poucos segundos

 
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